Inilah 10 Tips Jitu Dalam Pemilihan Vendor

Pemilihan vendor adalah aspek penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Hasil akhir dalam pemilihan vendor akan sangat berpengaruh terhadap perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan salah memilih vendor, hal ini akan berpengaruh terhadap keuntungan dan kualitas dari pengadaan yang tidak sesuai dengan apa yang diinginkan. Oleh karena itu, pemilihan vendor haruslah dilakukan dengan berhati-hati dan dirancang sedemikian rupa agar mendapatkan vendor yang terpercaya. Sebab diketahui bahwa pemilihan vendor memiliki pengaruh dan dampak langsung terhadap biaya, kualitas, waktu, dan kesinambungan proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan. Pemilihan vendor yang tepat akan menciptakan hubungan kerja sama yang baik antara perusahaan dan vendor. Bahkan, jika vendor sudah nyaman dengan perusahaan bisa saja akan memberikan discount (potongan) harga sesuai dengan hasil negosiasi yang disepakati.

Mengenal Pengertian Vendor

Vendor secara harfiah merupakan pemasok atau penjual. Namun dalam dunia bisnis, pengertian vendor adalah pelaku bisnis atau badan usaha yang menjadi penghubung antara produk dari produsen hingga bisa sampai ke tangan konsumen. Dengan kata lain, vendor adalah penyedia bahan produksi atau material yang berfungsi memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Bukan hanya penyedia barang produksi tetapi ada kalanya perusahaan juga membutuhkan vendor dalam bentuk jasa. Dengan demikian, perusahaan yang membutuhkan dapat memilih beberapa vendor atau perusahaan konsultan yang memang menjual jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Maka, vendor sendiri memang punya cakupan yang sangat luas dan memainkan peran penting bagi perusahaan.

Baca juga : Tren Teknologi E-Procurement yang Tengah Berkembang di Indonesia

Tips Jitu Memilih Vendor yang Tepat

Terdapat beberapa tips untuk memilih vendor tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan menjalin kerja sama yang baik. Pemilihan vendor ini penting dilakukan agar perusahaan tidak memilih pemasok yang salah dan tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. Pemilihan vendor yang tepat agar membantu perusahaan mencapai tujuannya dan proyek yang dikerjakan akan berjalan dengan baik. 

1. Tentukan Tujuan Perusahaan

Hal yang pertama yag dilakukan perusahaan saat memilih vendor adalah mengetahui dan menentukan tujuan perusahaan dalam memakai vendor. Perusahaan haruslah melihat terlebih dahulu dan menentukan kebutuhan perusahaan dengan bijaksana sebelum akhirnya memutuskan untuk memakai vendor. Jika perlu mengadakan meeting untuk menentukan kebutuhan maka adakanlah dan coba untuk menganalisis dan mencatat kebutuhan perusahaan. Menentukan kebutuhan perusahaan dapat dilihat dari permasalahan perusahaan yang ada saat ini yang membutuhkan solusi yang tepat. Misalnya, perusahaan membutuhkan solusi yang erat kaitannya dengan hubungan ke pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan dapat menentukan vendor mana yang perusahaan cari dan memiliki kualitas terbaik berdasarkan kualifikasi kebutuhan perusahaan.

2. Mengenal Kemampuan Teknis

Perusahaan harus memastikan bahwa vendor yang dipilih memiliki kriteria yang cukup dalam kemampuan teknis. Vendor yang memiliki kecakapan dalam kemampuan tekis dapat digambarkan dengan penguasaan barang-barang yang akan dijual. Semakin tinggi penguasaan vendor dalam hal teknik produk, maka dapat dikatakan bahwa kualitas vendornya juga akan semakin baik. Perusahaan harus mengecek jaminan mutu yang ditawarkan oleh vendor. Jaminan mutu diantaranya adalah keuntungan yang dapat perusahaan peroleh saat bekerja sama dengan vendor. Misalnya, jaminan mutu dalam kualitas produk. Perusahaan akan dijamin kepuasannya akan pasokan barang yang nanti akan diterima.

3. Jangka Waktu Kerjasama 

Perusahaan dapat melihat kualitas vendor yang dibutuhkan berdasarkan komitmen dan durasi dari kerjasama. Dengan kebutuhan yang telah ditentukan oleh perusahaan, maka jenis vendor akan mudah ditentukan. Apakah memang diperlukan vendor yang terbiasa dengan kerja sama panjang atau memang terbiasa dengan kerja sama singkat. Misalnya, perusahaan hanya membutuhkan vendor untuk memasang beberapa perabotan tambahan. Tentu perusahaan tak perlu melakukan proses identifikasi yang panjang. Beda halnya jika Anda memang membutuhkan vendor yang akan mendesain keseluruhan ruangan. 

4. Jangan Hanya Berpatokan Pada Harga

Salah satu kesalahan terbesar dari pemilihan vendor adalah hanya berpatokan pada harga saja. Perusahaan tidak memperhatikan dan peduli akan kualitas layanan dan produk. Padahal jika dihitung, pengeluaran biaya yang lebih besat terjadi saat buruknya kualitas produk yang diadakan dibandingkan dengan penghematan. Misalnya, saat perusahaan ingin membeli mesin produksi. Meskipun harganya tinggi namun coba lihat penawaran dari vendor tersebut. Mungkin saja akan menawarkan garansi atau jasa perbaikan gratis. Tentu saja ini juga berpengaruh terhadap hasil produksi dari perusahaan. Hal ini juga bisa meningkatkan kualitas dari produk.

5. Cek Stabilitas Finansial 

Stabilitas yang dimaksud berhubungan dengan keuangan vendor. Vendor yang baik adalah vendor yang memiliki perputaran kas yang stabil dan cenderung cepat. Dengan adanya perputaran kas yang cenderung cepat maka memiliki vendor akan dapat memproduksi produk dengan cepat dan dapat segera memenuhi kebutuhan perusahaan. Hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, jangan sampai ketika vendor memiliki masalah dalam perputaran kas malah berdampak buruk dalam proses pengadaan terhadap perusahaan.  Oleh karena itu, perlu dipastikan bahwa vendor mampu memenuhi kebutuhan dari perusahaan.

Baca juga : Manfaat Penggunaan TV Digital dalam Menunjang Kegiatan Harian yang Wajib Diketahui!

6. Menimbang Tingkat Risiko

Risiko dalam memilih vendor memang perlu dipertimbangkan walaupun sebenarnya risiko terkadang tidak dapat dihindari. Namun dengan adanya pertimbangan risiko maka akan meminimalisir risiko agar kerugian perusahaan tidak lebih besar. Perusahaan dapat memilih vendor yang memang memiliki manajemen risiko sehingga bisa menjamin keberlangsungan pasokan dari vendor tersebut.

7. Memeriksa Track Record

Tidak perlu tergesa-gesa saat memilih vendor. Pemilihan vendor terbaik akan dapat ditentukan ketika perusahaan lebih cermat dalam mencari informasi yang berhubungan dengan vendor. Informasi tersebut mungkin bisa Anda dapatkan dari forum jual beli, marketplace hingga komunitas. Cara yang paling mudah untuk mengetahui kredibilitas adalah dengan melihat track record penjualan sebelumnya. Perusahaan dapat memeriksa beberapa marketplace untuk mengetahui kredibilitas vendor sendiri. Selain itu, pastikan bahwa vendor yang akan dituju dapat dihubungi bisa dihubungi. Hal ini juga bisa menjadi pertimbangan dalam menentukan vendor.

8. Pastikan Kemampuan Vendor

Ketika menentukan vendor, ada baiknya perusahaan harus dengan jelas memberikan informasi mengenai kebutuhan dari perusahaan. Seperti berapa banyak kebutuhan perusahaan yang harus vendor penuhi dalam jangka waktu beberapa saat. Seringkali beberapa vendor mengklaim bahwa vendor tersebut dapat menyelesaikan pesanan yang telah disetujui. Namun hal tersebut malah terjadi kebalikannya. Pada akhirnya vendor justru tidak sanggup menyelesaikan pesanan yang diinginkan. Perlu diingat bahwa kemampuan setiap vendor tentu berbeda–beda. Bila dilihat dalam hal produksi dan distribusi misalnya, sudah memiliki perbedaan tersendiri. Dengan demikian, perusahaan harus lebih cermat memilih vendor  yang mampu menyelesaikan pesanan dengan tepat waktu dan pastinya bisa bertanggung jawab.

9. Memeriksa Kebijakan Soal Refund

Perusahaan harus memperhatikan setiap detail saat menentukan sebuah vendor seperti mempelajari bagaimana detail kebijakan pengembalian produk yang berlaku pada perusahaan tersebut. Seringkali terjadi proses pengembalian produk terjadi karena kesalahan dari vendor. Misalnya saja karena bahan atau barang yang dikirimkan tidak sesuai karena ada cacatnya. Oleh karena itu kebijakan dalam refund atau garansi produk wajib diketahui sehingga hal-hal yang mungkin akan merugikan perusahaan tidak akan terjadi. Sebelum bertransaksi dan mencapai kesepakatan ada baiknya perusahaan wajib mengetahui kebijakan jika ada hal-hal yang tidak sesuai atau saat Anda ingin mengembalikan produk. Hal ini penting dilakukan guna mencegah kerugian besar terjadi di kemudian hari.

10. Pilih Vendor yang Mudah Dihubungi

Vendor yang mudah dihubungi akan lebih berpeluang akan diterima oleh perusahaan. Hal ini bukanlah hal yang sepele karena ketika vendor mudah dihubungi maka ketika terjadi sesuatu yang memerlukan konfirmasi vendor seperti hal keterlambatan pengadaan, vendor akan dapat segera mengonfirmasi keterlambatan dan perusahaan dapat mengetahui alasannya. Untuk memeriksanya, perusahaan dapat melakukan tes kecil mengenai hal ini. Cobalah untuk memesan barang dengan jumlah kecil. Periksa seperti apa layanan yang diberikan dan secepat apa respon ketika dihubungi. Cari tahu juga bagaimana cara vendor menangani keluhan pelanggan. Hal ini untuk memastikan urusan pengadaan perusahaan lancar kedepannya.

Sumber :

promise.co.id

pengadaanbarang.co.id